Как увеличить свою продуктивность, чтобы больше успевать за сравнительно короткое время. Избегайте технологической привычки

Наш мир так устроен, что победа не приходит спонтанно, великие цели достигаются не за один день. То, что мы видим, как внешнее проявления успеха, состоит из огромного количества работы, проб, ошибок и регулярных действий. Все это скрыто, как бы за ширмой, и порой создается впечатление, что это легко или вот повезло.

Путь в тысячу миль - начинается с первого шага

Все стремятся быть эффективными, получать нужные результаты, при этом больше успевать, правильно распределять свою энергию, время и получать от этого удовольствие. Нужно помнить, что для ловли рыбы важно не только место и время, а и удочка - инструмент. Правильно выбранные инструменты способны увеличить силу ваших знаний и навыков, а также ускорить ваше движение на пути к достижению целей.

Сейчас написано сотни книг тренингов и снято видео, что на поиски работающих практик необходимо потратить немало времени. В результате поисков, оказывается, что многое просто не работает, а еще часть не подходит лично вам. Есть и другой путь - начать использовать то, что на 100% работает и уже проверено временем. Это очень простые и невероятно эффективные навыки.

Получите энергию

Совершенно очевидно, что для любых наших действий необходима энергия. Самый эффективный способ ее получить – это наше тело. Начните утро с зарядки, для этого может подойти: прыжки, растяжка, бег на месте, йога, все, что заставит ваш организм проснуться и вспотеть.

Таким образом, тело передает сигнал в головной мозг, что вам нужна энергия, и она начинает вырабатываться. Давно замечено, что люди занимающиеся спортом, более продуктивны, устойчивы к стрессу, лучше концентрируются.

Освободите свою голову

Для этого вам понадобится лист бумаги и ручка. Перенесите на бумагу все дела, которые находятся в вашей голове. Пишите абсолютно все, от починки крана дома, до сдачи финансового отчета, все дела, что на вас висят. Все, что вы хотите сделать в ближайшие 3-6 месяцев.

Основная задача - освободить голову. Когда вы держите в голове много дел, это мешает сосредоточиться и полностью погрузиться в какой-либо процесс и постоянно отвлекает. В списке должно быть не менее 50 дел. Более того, все не завершенные дела словно не поднятые якоря, которые мешают плыть кораблю.

Разбейте все дела на категории

Можно делить по классическому принципу, а можно на категории.

«Быстрые дела» – это те дела, для завершения которых вам необходимо 5-20 минут. Это может быть быстрый звонок, ответ на письмо, покупка.
«Средние дела» - это дела, требующие выполнения от нескольких часов до нескольких дней.
Дела-«Слоны» - это масштабные проекты, с вовлечением большого количества людей, ресурсов, длящиеся от 3 месяцев до 1 года. Например, это может быть ремонт в квартире, покупка машины и т.д.

Дальше взгляните детально на список и отметьте в нем срочные «горящие» дела, что нужно было уже сделать вчера, позавчера и т.д. Возможно, это и будут ваши первые действия в планах на ближайший день-два. «Слона», как мы знаем, легче съесть по кусочку.

Освобождаем время

Инфо-голодовка - это практика, которая помогает избавиться от всех отвлекающих факторов, которые пожирают ваше время.

Прекратите смотреть телевизор, вообще. Все интересные и позитивные новости вы можете найти в интернете или вам о них расскажут друзья, родственники, коллеги по работе.
Ограничьте себя от социальных сетей, оставьте 10-15 минут в день в виде награды за проделанную работу.

Да, поначалу будет больно, буквально все тело будет в ломках, но оно того стоит, вы удивитесь, сколько времени у вас появится для других интересных и важных дел. Еще можно отключить себя от искусственных стимуляторов: кофе, сигареты, алкоголь. Это только увеличит вашу мощность.

Концентрация внимания

Это способность, которую можно тренировать с помощью регулярных практик. Для этого подойдет дыхательная практика или йога, медитация. Также множество упражнений можно найти в специализированной литературе.

Давно известно, что мы там, где фокус нашего внимания. Если мы одновременно везде, то мы нигде. Концентрация позволяет погружаться в процесс полностью и доводить начатые дела до результата. Когда вы научитесь управлять своим фокусом внимания, ваша продуктивность вырастет в разы.

Последовательная многозадачность

Многие исследования в области работы человеческого мозга подтверждают тот факт, что при одновременном выполнении нескольких дел, снижается и скорость, и качество. Другие опыты доказывают, что выполнение тех же дел, но поочередно с полным «погружением», приводит к качественным и быстрым результатам.

Существует мнение, что представительницы прекрасного пола могут делать много дел одновременно. Отчасти это так, но секрет кроется в том, что у них сильно развита способность быстро переключаться между задачами.

Отдыхайте правильно

Давайте учиться у природы. Посмотрите на море, одна волна сменяет другую, при этом отступая от берега и накатывая на него с новой силой. Такой принцип прослеживается во всем, период активной деятельности должен сменяться правильным отдыхом и восстановлением энергии (физической, эмоциональной, умственной и духовной). Делайте перерывы в работе, вовремя и правильно питайтесь, планируйте свой отдых.

На первый взгляд, это очень простые и понятные для большинства рекомендации. Когда вы начнете практиковать их регулярно, увеличение эффективности будет неизбежным. Вы перейдете на совершенно новый уровень и сможете расширить представление о собственных возможностях.

Еще больше о мышлении, коучинге и инструментах для достижения любых целей ты сможешь узнать на 7-недельном онлайн тренинге Ицхака Пинтосевича " ".

Начнем с ошибок, которые эту самую продуктивность и вовлеченность могут зарубить на корню.

8 причин низкой производительности

1. Хорошо выполненная работа никак не отмечается руководством или коллегами

Скажите, вы хоть раз проводили неформальные беседы со своими сотрудниками об их успехах за год? Вы чаще отмечаете достижения, пусть и небольшие, или указываете на недочеты? Мы столько сил вкладываем, чтобы получше узнать наших клиентов: собираем их контакты, поздравляем с Днем рождения, придумываем специальные акции и распродажи, которые сработают именно на нашей целевой аудиторией, но почти ничего не знаем о тех, кто работает рядом с нами. Обратная связь важна не только от клиентов, но и от сотрудников.

2. Непоследовательные цели и неконкретные задачи, поставленные руководителем

Можно понять вашего заказчика, который сначала хотел один дизайн, а потом передумал и попросил все поменять. Куда сложнее работать в обстановке, когда задачи постоянно меняются сверху без какого-либо объяснения причин. Работа делается, но не доводится до результата. Сотрудники не видят смысла вкладываться в результат, так как нет никаких гарантий, что цель не поменяется еще пару раз. Если ваш бизнес предполагает постоянные изменения, дробите задачи и формулируйте цели, которые должны быть достигнуты до конца недели, 2 недель, месяца.

3. Слишком большой объем работы

Авралы и сверхурочные возможны, но только как форс-мажор. Практика постоянных авралов неизбежно приведет к текучке.

4. Единый график работы даже для тех отделов, которые жестко не завязаны на работе с клиентами

Каждый сотрудник хочет найти баланс между работой и личной жизнью. Кому-то нужно забирать детей из сада, поэтому он может и готов начинать рабочий день раньше, кто-то по своему характеру сова, и в 9 и даже 10 часов его работу нельзя назвать эффективной. Посмотрите на работу с позиции вашего подчиненного, нужно ли ему быть с 9 до 18?

5. Непростая атмосфера на рабочем месте

Соревнования и челленджи подстегивают персонал работать эффективнее. Но если для достижения «своего» бонуса интересы коллег сталкиваются, надеяться на сотрудничество и синергетических эффект уже не приходится. Проверьте, нет ли точек пересечения интересов, которые могут порождать конфликт, и пересмотрите программу мотивации.

6. Излишний контроль

Откажитесь от микроменеджмента, когда руководитель проверяет за подчиненным каждый их шаг. Избыточные проверки, с одной стороны, заставляют работника чувствовать себя под прицелом, что особенно негативно скажется на творческой работе, а с другой стороны - снимают ответственность с работника, так как за ним и так проверят. Доверяйте сотрудникам, они могут успешно выполнить задачу без вашего постоянного вмешательства.

7. Бессмысленные совещания

Когда количество сотрудников переваливает за 15 человек, совещания становятся необходимыми для нормальной работы. Всегда формулируйте повестку дня заранее, особенно важно это делать, когда вы хотите услышать от сотрудников какие-то предложения и идеи. По итогам совещаний фиксируйте договоренности, сроки и назначайте ответственных лиц.

8. Излишняя бюрократия

Большое количество согласований обременяет крупные компании. Малому и среднему бизнесу тоже стоит пересмотреть свои процессы. Не исключено, что есть простые задачи, которые выполняет более квалифицированный сотрудник только потому, что так исторически сложилось.

Шаги по повышению продуктивности

Правильно ставим задачи подчиненным

В любом бизнесе главная ценность - опытные сотрудники, лояльные к руководству и разделяющие миссию компании.

Сотрудник работает эффективно только когда понимает:

зачем он это делает;
как он должен это делать;
какова его ответственность и полномочия;
кто отвечает за разные этапы работы;
к кому он может обратиться в случае затруднений.

Руководители, придя к какому-то соглашению в верхах, нередко забывают донести до рядовых сотрудников, почему было принято то или иное решение. Потратьте 15 минут, чтобы объяснить, почему вы сейчас должны действовать по-другому. Это пресечет ненужные обсуждения в курилках и на кухне. Всегда отвечайте на вопрос «зачем».

Чтобы избежать ситуаций, когда подчиненные сначала задачу делают как поняли, а потом - как надо, проговорите, а лучше пропишите, какой результат вам нужен. И начать здесь нужно с должностных инструкций. Их составление - дело невероятно долгое и скучное, вам придется искать примеры вакансий и детализировать, что именно должен делать сотрудник на том или ином этапе именно у вас. Многие компании пренебрегают составлением инструкций под себя и ограничиваются стандартными рекомендациями, скачанными из интернета.

Никто кроме вас не знает особенностей работы ваших сотрудников, хорошо прописанная должностная инструкция определит обязанности сотрудника в рамках его функциональных возможностей. Подчиненные перестанут быть незаменимыми.

Для новичков сделайте памятку, какой отдел чем занимается и кому можно обращаться в случае затруднений. В идеале - закрепите за новичками наставников, которые будут курировать их первые 3 месяца.

Большая часть вопросов, которые могут возникнуть у ваших клиентов, типовые. Чтобы сэкономить время, разработайте инструкции по типичным ситуациям и сделайте их доступными для всех сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами или поставщиками. Пусть у ваших подчиненных будут готовые шаблоны для сопроводительных писем и прописанные алгоритмы действий для телефонных разговоров.

Убедитесь, что у каждого сотрудника есть своя зона ответственности. Ваши подчиненные будут работать внимательнее, поскольку в случае ошибок отвечать придется им. К тому же это поможет сократить практику перекладывания ответственности на других или обвинения обстоятельств, если что-то идет не так.

Людям надо давать свободу в реализации поставленных целей. Не нужно контролировать каждый их шаг. Пусть проявят творчество и нестандартный подход. Это позволит им проявить себя, показать что они могут эффективнее решить задачу, чем по принятым в компании скриптам. Загоняя в рамки, мы лишаем их мотивации привносить в компанию новые подходы. Если положительный эффект произойдет, то это будет одним из лучших мотивирующих опытов, созданных, прежде всего, самим сотрудником.

Мотивируем сотрудников

Подчеркивайте значимость проделанной работы. Особенно важно это для новичков, которые могут быть не всегда уверены в принятых решениях и пределах полномочий. Как мотивировать розничных продавцов работать лучше?

Сотрудники должны знать, что во внешнем мире (с партнерами, коллегами из других отделов) их руководитель всегда защитит и прикроет, даже если они не правы. Но уже при внутреннем разборе конструктивно донесет и укажет на все возникшие ошибки.
Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Премии

Лучших, безусловно, можно и нужно премировать. При вознаграждении придерживайтесь правил:

Премия - не часть зарплаты. Если вы официально платите 10 000 руб., а остальную часть проводите как премию, причем регулярно и каждый месяц, то сотрудник справедливо воспринимает сумму в конверте как составляющую своей зарплаты. Премия - только за достижения.
Ваш подчиненный должен понимать, как его работа повлияет на возможную премию. Будут ли это столь нелюбимые некоторыми продавцами личные продажи, сумма среднего чека, количество новых покупателей, ставших постоянными, процент возвратов и т.д. Критерии выбирайте сами в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
Следите за показателями и регулярно информируйте коллег, если для достижения премии им немного не хватает. Бывает обидно узнать в конце квартала, что до премии не набрали заказов на какие-то жалкие 14 000 руб.
Планы должны быть достижимыми. Если в феврале или летом традиционная просадка, не стоит ждать от сотрудников декабрьских показателей. Нереальные планы очень демотивируют даже самых лояльных.

Нематериальные поощрения

Как быть, если вы не обладаете свободными деньгами для премиальных? Многочисленные исследования показали, что деньги - важный, но далеко не исчерпывающий фактор мотивации.

Вовремя сказанное «спасибо» мотивирует и подбадривает сотрудника, сигнализирует о том, что он идет в правильном направлении и вообще молодец. И здесь особенно важно отмечать не только тех, чья работа всегда на виду, но и темных лошадок, выполняющих свои задачи честно и без лишнего шума.

Отмечайте удачные решения сотрудников и их успехи. Будет ли это портрет сотрудника у кассы «Лучший работник месяца», какие-то особые именные брендированные чашки-футболки или расширение полномочий.

Наши новички начинают работать на стульях. На обычных мягких офисных стульях. В то же время их коллеги рассекают офисное пространство на креслах с колесиками. Кресло у нас - показатель опыта и достигнутого результата. Получилось проявить себя - получай кресло. Не получилось - сиди на стуле. Как оказалось, этот простой способ мотивации очень вовлекает новых сотрудников в бурную и продуктивную деятельность и максимально быстро знакомит с корпоративной культурой.
Алексей Загумённов, управляющий группой компаний «Авира» (AviraKids)

Если у вас с подчиненными сложились партнерские отношения, то даже неожиданный приезд к ним (если они находятся на удалении, например в другом городе) и организованный ужин, замотивирует их гораздо сильнее банальных активностей, которые многие путают с мотивацией.
Богачев Алексей, директор по маркетингу «Running Heroes Russia»

Вы сможете удержать лучших сотрудников, если коллектив будет сплоченным и в нем не будет случайных людей, не понимающих ценностей вашего продукта или услуги. Инертные коллеги, привыкшие делать все кое как, своим отношением к работе сильно демотивируют остальных сотрудников и тормозят работу тех, чья работа зависит от их оперативных решений. Определить, что человек не вписывается, можно еще на этапе собеседования. В крайнем случае у вас всегда есть испытательный срок, чтобы понять, подходит вам этот конкретный сотрудник или нет.

Создаем условия труда, необходимые для продуктивной работы

С работниками лучше поддерживать добрые отношения и до жалоб в инстанции не доводить.

Обязательно определите время для обеда и место, где сотрудники смогут перекусить и сделать перерыв в работе. Человек не может быть продуктивен все 8-10 часов, в течение которых длится его смена, перерывы необходимы, чтобы в конечном счете лучше было для всей организации в целом. Исследования показывают, что короткие перерывы помогают быстрее справиться с новыми задачами и более качественно выполнить работу. А в другом эксперименте автор проработал 90-часовую рабочую неделю и пришел к выводам, что такой формат повышает производительность на крайне непродолжительное время, а в дальнейшем только ухудшает ее. Это применимо в условиях форс-мажора, но не более того.

Пересмотрите график работы. Все больше компаний отказываются от жесткого расписания и переходят на гибкий график и удаленку. Ведь, по большому счету, важно, чтобы работа была выполнена качественно и в срок, а где именно она будет сделана - не имеет значения.

В нашей компании мы предоставляем возможность работать удаленно. Это возможно для всех сотрудников (исключение - склад). Это отличный мотиватор, так как сотрудники могут эффективнее совмещать работу, личную жизнь и увлечения. А также не тратят лишнее время и деньги на дорогу.
Анна Симбирцева основатель интернет-магазина косметики Perfectoria.ru

Корпоративная культура

У среднего, а особенно у малого бизнеса есть очень существенное преимущество перед гигантами. Вы небольшие, а значит вам не надо вкладывать серьезные средства в создание корпоративной культуры. Она получилась как бы сама собой, сформировалась в кругу единомышленников.

Устраивайте мероприятия, которые будут объединять людей и вовлекать новичков. Идеи могут быть самыми разными - совместные выезды летом на природу, зимой - на турбазу, походы в театр, кино, на футбольные матчи или хоккей. Праздники не должны восприниматься как обязаловка, от этого они перестают быть праздниками.

Исследования , проведенные институтом Гэллапа (Gallup Organization, американский аналог нашего ВЦИОМ), показали, что сотрудники дольше работают в компании и более лояльны к решениям руководства, если у них есть друзья внутри организации. Близкие дружеские отношения повышают удовлетворенность сотрудников на 50%, а люди, которые работают вместе с лучшим другом, в семь раз чаще отмечали вовлеченность в рабочий процесс.

Косвенным образом такие совместные вылазки тоже влияют на продуктивность - сотрудники чувствуют, что их ценят не как функцию, а как человека.

Мы давно поняли, что денежная мотивация сотрудников не является решающим фактором и положительно действует на сотрудников недолго.
Стараемся создать для штатных сотрудников максимально комфортные условия труда, начиная от эмоциональной атмосферы в коллективе, удобных и функциональных рабочих мест и заканчивая такими малозначительными, но приятными мелочами как бесплатные чай, кофе и печенье на кухне.
Более двух лет назад открыли для компании корпоративный фитнес, находящейся в соседнем от нас бизнес-центре. Это положительно оценили сотрудники, которые несколько раз в неделю посещают фитнес-центр и бассейн группами по «спортивным интересам».
А вот празднование дней рождений и других дат в офисе у нас не приветствуется, мы за здоровый образ жизни.
Андрей Штыров, коммерческий директор маркетингового агентства ZOOM MARKET

Оптимизация

Подумайте, какие процессы в вашей компании нуждаются в улучшении. С точки зрения руководителя вы видите процесс в целом и примерно понимаете, сколько нужно будет вложить в улучшения.

Мелочи помогут заметить ваши же сотрудники. Создайте анонимный «лист гнева», в котором ваши подчиненные напишут, что именно в своей работе они считают неудобным. «Лист гнева» можно разместить на сервере, если у всех сотрудников есть доступ к интернету, либо поставить обычную коробку на кухне или подсобке.

В нашем издательстве по итогам «листа гнева» тестировщику поставили дополнительный компьютер, чтобы проверка одной сборки не тормозила выполнение других задач. Эти затраты окупились повышением лояльности сотрудника (его ценят, два компа теперь!) и существенным ускорением работы. Оказалось, возросший объем работы не надо распределять на других сотрудников или оплачивать сверхурочные, все может сделать один, но на более удобной технике.
Анна Крузенштерн, главный редактор Издательства Форум Медиа

«Лист гнева» поможет увидеть узкие места глазами сотрудников. Вы поймете, что именно нуждается в автоматизации, а какие функции можно перераспределить между коллегами.

В итоге

Определитесь, насколько заинтересованным в результатах труда должен быть ваш подчиненный. Если вы держите фастфуд, и нет разницы между шеф-поваром и студентом на подработке, тогда можно позволить себе менять персонал как перчатки. Но если требуется вдумчивая работа или качественное конкурентоспособное оказание услуг, стоит задуматься о повышении лояльности.

За деньги можно потребовать от человека выполнения инструкций и формального решения задач. Для настоящей самоотдачи придется заручиться доверием и хорошим отношением со стороны работников, подтолкнуть их энтузиазм, дать им возможность проявить свои лучшие качества. Сделать это порой совсем не трудно. Как сказал Сергей Петрович Капица, руководить - это значит не мешать хорошим людям работать.

В среднем, рабочая неделя составляет около 40 часов. Если вы не удовлетворены результатами своих усилий и не успеваете сделать все запланированное, напрашивается два варианта для улучшения ситуации:

Работать больше.
Повысить эффективность.

Несмотря на кажущуюся простоту постановки вопроса, в реальной жизни выбрать один из вариантов сложно. Большинство идет по первому пути, количество рабочих часов увеличивается, берется работа на дом. Автор Автор сайта a Year of Productivity Крис Бэйли получил предложение поработать на протяжении месяца с рабочей неделей по 90 часов. В качестве вознаграждения за эти мучения ему предложили возможность расслабиться в следующем месяце, сократив нагрузку в неделю до 20 часов. Крис решил принять это предложение и на практике проверить эффективность работы в столь напряженном режиме. Своими впечатлениями и выводами он поделился на страницах сайта.

Многочасовая работа и производительность

Я просто анализировал объем работы, который смог выполнять на протяжении дня, и на второй неделе заметил закономерность. До среды производительность немного повышалась, но в четверг резко падала. В субботу я не выдавал и половины результата понедельника. Отдыха в воскресенье хватало лишь до среды, и эта ситуация повторялась каждую неделю.

Занятия в спортзале, утренняя пробежка всегда дают мне мощную подзарядку, нос четверга даже занятия спортом не помогали взбодриться. Я чувствовал вялость, неспособность сконцентрироваться на поставленных задачах и искал любые возможности для того, чтобы оттянуть момент начала работы. Я сделал вывод, что многочасовой труд повышает производительность лишь на короткое время, но в конечном варианте результат намного ниже, чем при стандартной 40-часовой рабочей неделе. Это один из самых важных уроков, полученный мною в ходе эксперимента.

Постоянная занятость и продуктивность

Очень часто между этими понятиями ставят знак равенства. На самом деле это разные вещи. Я уверен, что продуктивность не повышается с увеличением рабочих часов. Измерять продуктивность следует другим способом – ответьте себе, сколько задач вы доводите до логического завершения или промежуточных результатов, если речь идет о долгосрочном проекте.

Простой пример. Вы приходите на работу, получаете или уже знаете об определенном объеме задач, которые следует выполнить. Вы можете начать что-то, но отвлечься на разговоры с сослуживцами, проверить почту, перезвонить клиенту. Результат – дело начато, но не доведено до конца, хотя вы были заняты целый день.

Ощущение собственной продуктивности обманчиво

Поставить объективную оценку собственной продуктивности очень сложно. Часто мы обманываемся, принимая усиленный труд за продуктивность. Особенно показательны случаи с многозадачностью. Вы успеваете поучаствовать во многих процессах и уверены, что сделали массу полезной работы. Но проанализируйте реальные результаты и сравните их с ситуацией, когда вы были сосредоточены на одном вопросе. Результат очевиден – в первом случае ничего, во тором – реальный прорыв.

То же происходит и с долгим трудовым днем. Вы испытываете благородную усталость и чувствуете себя героем. Но постарайтесь беспристрастно оценить свои результаты. Первые несколько часов вы работали очень эффективно, но постепенно усталость брала над вами верх – вы все чаще отвлекались, брали перерыв на кофе, иногда ловили себя на том, что просто пялитесь на монитор компьютера и не способны выдать ни одной толковой мысли.

Планируйте рабочее время заранее

Эта привычка позволяет ощутимо повысить качество труда. Вы начинаете работать более организованно и добиваетесь нужных результатов с меньшими затратами времени. В качестве примера можно привести офисного служащего, который хватается за срочные дела. Он «тушит пожары», теряет массу времени на настройку и попытки разобраться в возникшей проблеме. В результате, важные дела так и остаются незавершенными.

В ходе эксперимента я видел, что работаю с невысокой отдачей и занимаюсь маловажными делами. Особенно явно это проявлялось в последние часы рабочего дня. Провести объективный анализ своей эффективности я смог лишь через некоторое время после окончания этого безумного месяца. Вывод работы над ошибками – при планировании заранее можно было не допустить бездарных потерь времени.

Минута планирования сэкономит 10 минут работы

Это одна из самых выдающихся цитат от великого Брайана Трейси. Относительно 10 минут можно поспорить, в жизни результаты скромнее. Но принцип подхода к работе чрезвычайно ценен. Не планируя дела заранее, вы не можете действовать по-умному. Вы можете работать дольше и больше своих коллег, но лучшие результаты покажет ваш сослуживец, который тратит на работу меньше времени и заранее планирует свои ежедневные дела.

Ограничивайте сроки на выполнение задач

Это очень эффективный прием для повышения продуктивности. Обладая определенным опытом в своей сфере, вы приблизительно осведомлены, сколько времени занимает выполнение той или иной работы. Желаете успевать делать значительные объемы? Старайтесь делать больше за определенную единицу времени. Пример. Для составления отчета вам нужно около 3-х часов. Поставьте перед собой задачу сделать это за 2 часа, отрезав любые пути к отступлению. Вы обязательно справитесь, если сосредоточитесь на этой работе, не будете отвлекаться и позволять себе перерывы. Если вы знаете, что у вас есть определенный запас времени, вы и работаете менее эффективно, растягивая выполнение задачи до заранее установленного дедлайна.

Вы помните об эксперименте с 90-часовыми и 20-часовыми рабочими неделями? Я поставил перед собой цель выполнять за 20 часов объем стандартной 40-часовой недели. У меня все получилось.

Пополняйте запасы энергии

Если вы воруете для работы время у сна, употребляете нездоровую пищу, не занимаетесь спортом и мало отдыхаете, эффективность работы будет неумолимо снижаться. Вы будете терять энергию, как аккумулятор, длительное время работающий без подзарядки. Качественный и регулярный отдых восстановит запас энергии, и вы сможете работать меньше времени, но более результативно.

Слишком длительный рабочий день уничтожает жизненные силы

С просьбами начальства поднапрячься, заставить себя и мобилизовать последние силы для прорыва в авральные моменты на работе сталкивался каждый. Заставляя себя работать по 15 часов в день и отдыхая лишь по воскресеньям, я серьезно истощил свои ресурсы. Последняя неделя эксперимента проявила очень тревожные последствия:

Я избегал важных решений.
- Мозг просто отказывался выполнять работу.
- Я с трудом просыпался утром и чувствовал себя немощным стариком.
- Начала исчезать радость, угас интерес к жизни.

Мой эксперимент был очень жестким. Но вы должны помнить. Выбирая увеличение рабочих часов, вы начинаете уничтожать свою жизненную энергию.

Быть честным с самим собой

Если вы врете себе, любые попытки добиться эффективности бесполезны. Ответьте честно на вопросы:

Как часто вы переносите на потом важные, но неприятные дела?
- Как часто вы отказываетесь от высоких целей после первых трудностей?
- Просыпаетесь ли вы пораньше, чтобы совершить пробежку, или обещаете себе начать завтра и спите до последнего?
- Сколько времени вы проводите перед телевизором, зная, что вас ждут важные дела?

Такие вопросы стоит задавать себе по любой стороне вашей жизни, если вы чувствуете, что недовольны положением дел. Честные ответы покажут, что нужно сделать для исправления ситуации.

В жизни есть вещи важнее работы

Работа важна, но семья, увлечения, друзья и любимые всегда должны стоять на первом месте. Если вы теряете возможность проводить время с близкими или отдаваться хобби, необходимо срочно задуматься о своей жизни и искать способ все исправить. Работая больше, вы не выполняете больше дел и не повышаете свою эффективность. Сокращая рабочие часы за счет увеличения продуктивности, вы освобождаете время для более важных вещей. Об это стоит помнить, это станет наилучшим стимулом для кардинальных изменений в подходе к работе.

Да, в мире много людей, влюбленных в свою работу или бизнес. Как правило, эти ребята уверены, что выполняют важную миссию. Но если вы работаете ради обеспечения финансового достатка, жертвовать временем, которое можно провести с любимыми, детьми, друзьями точно не стоит.

Перевод

Сколько часов в неделю вы тратите на работу? Около 40, не так ли? А как вы думаете, что будет, если работать 90 часов в неделю?

Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.

В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.

На поверхности лежит два решения этой проблемы:

1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.

Однако на практике этот выбор непрост. Даже несмотря на то, что кажется, что работа в течение долгого времени позволит справиться с большим количеством задач, это очевидно, неправильное рассуждение: не потому что у вас будет меньше времени на отдых и восстановление, а потому что в долгосрочной перспективе производительность труда существенно снизится. Это было доказано много раз, поэтому тезис совершенно очевиден.

Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.

В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.

1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.

Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.

В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.

Фактически, после 40-часовой рабочей недели, как показало исследование, предельная производительность начинает снижаться, пока «работа в течение восьми 60-часовых рабочих недель не сравняется с продуктивностью восьми 40-часовых рабочих недель». А если мы будем работать 70 или 80 часов за 7 дней, точка безубыточности будет достигнута уже на третьей неделе.

Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.

Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.

Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.

2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.

Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.

С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.

Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.

3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.

Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.

То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.

4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.

Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.

Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.

Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.

5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.

Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:

«Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы».

Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.

Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.

Когда вы прервете работу и спланируете свою деятельность, то станете более сфокусированным, сможете направить своё время и энергию на несколько концентрированных целей, добиваясь большей производительности.

6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.

Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.

Мой любимый путь – выделение меньшего количества времени на задачи, с которыми мне нужно справиться.

Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.

В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.

Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.

Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.

7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.

Как сказал Брайан Трэйси, автор фантастической книги «Съешь эту лягушку», «если вы хотите оставаться счастливым и иметь высокую производительность, заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы». Например, когда нужно многое сделать, и вы спите всего пару часов, уровень производительности снизится. Но если вы пораньше ляжете в кровать и выспитесь, то сможете быстрее справиться со своими задачами.

Энергия – это топливо, которое вы сжигаете на протяжении всего дня, чтобы справиться с работой, и во время эксперимента я избавился от многих вещей, которые заряжали меня энергией, просто потому что у меня на них не было времени. А если вы хотите делать большее за меньший период времени, о восполнении энергии нужно думать особенно тщательно.

8. Переработка опустошит запас силы воли.

Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.

Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.

Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.

9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.

Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?

На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.

10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.

Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.

Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.

Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.

В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).

Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.

Удачи вам!

Кто бы мог подумать, что повысить продуктивность может быть невероятно просто! Следуйте этим простым шагам и прививайте себе рекомендованные привычки, чтобы добиться невероятного результата.

Сделайте продуктивность своим приоритетом

Когда речь заходит об эффективной работе, вы наверняка и так можете себе представить основные правила, к примеру, что нужно меньше прокрастинировать, а также уметь отключаться от внешних раздражителей вроде шумных коллег. Тем не менее исследования показывают, что есть и еще одна сторона продуктивности, о которой вы могли не задумываться. Есть простые мелочи, которые вы можете ежедневно делать, чтобы повысить свою производительность. Их выполняют все люди, сделавшие продуктивность своим приоритетом! Все они перечислены ниже - первым шагом к успеху будет ваше знакомство с ними.

Сфокусируйтесь на ощущении счастья

Одним из основных препятствий на пути человека к успеху является его психологическое состояние. Вы должны перестать принижать себя. Исследования показали, что счастливые люди на двенадцать процентов продуктивнее на работе, чем несчастные. Это вполне логично, ведь двумя распространенными симптомами депрессии являются сниженная мотивация и проблемы с концентрацией внимания. Даже если плохое настроение и не мешает вам работать полноценно, оно снижает вашу производительность и не позволяет вам действовать с нормальной эффективностью. Постарайтесь обратить внимание на позитивный подход. Если вас мучает депрессия, не бойтесь обращаться за помощью к специалисту. Лечение у психолога поможет вам правильно определить ваши цели и справиться с симптомами. Это не только позволит вам добиться баланса в жизни, но еще и научит вас иначе смотреть на происходящее и заставит задуматься о переменах, о которых прежде вы и не думали. Вы гарантированно станете не только счастливее, но и продуктивнее.

Старайтесь регулярно заниматься

Вы наверняка слышали о бесчисленных преимуществах тренировок. Это действительно правда: спорт повышает ваше настроение, увеличивая количество гормонов хорошего самочувствия, которые облегчают ваше напряжение и стимулируют продуктивность мозга. Даже тридцатиминутных тренировок с умеренной нагрузкой может быть достаточно, чтобы вы лучше справлялись со своими личными и профессиональными целями. Психологические преимущества тренировок быстро проявятся после того, как вы начнете заниматься. Исследования показали, что даже минимальная нагрузка может быть достаточно эффективной. Если вы не любите тренажерный зал, найдите себе другой вариант активности, который позволит вам сохранять высокий уровень мотивации. Кроме того, можете привлечь к тренировкам друга, который послужит дополнительным источником мотивации в момент, когда вы захотите сдаться и забросить свои занятия.

Устраивайте перерывы

Важно уметь нажать на паузу. Исследования показали, что сложные задачи, требующие концентрации внимания, повышенного расхода энергии и способности сфокусироваться, быстро утомляют и снижают вашу продуктивность. Чтобы справиться с проблемой, устраивайте себе перерывы. Выделяйте немного времени на то, чтобы отвлечься, и тогда ваша способность концентрироваться будет оставаться высокой на протяжении долгого периода. Вставайте со стула и прогуливайтесь, устраивайте небольшую тренировку. Если вы так делаете, вы куда более эффективно приступаете к работе после перерыва. Если же вы сидите без перерыва весь день, качество вашей работы неизбежно снижается.

Работайте у окна, если это возможно

Разумеется, в большинстве случаев у вас нет возможности самостоятельно выбрать свое рабочее место, тем не менее, если у вас все же есть варианты, постарайтесь расположиться у окна. Исследования показали, что воздействие дневного света обеспечивает вам хорошее самочувствие, нормальное качество сна и высокий уровень активности. Продолжительное пребывание в полумраке приводит к повышению количества мелатонина в организме, что может негативно действовать на ваше настроение и снижать уровень энергии. Если ваше рабочее место не позволяет вам сидеть у окна, постарайтесь проводить какое-то время на улице перед работой, в обеденный перерыв или вечером. Кроме того, вы можете купить лампу, которая создает естественное освещение и повышает вашу продуктивность не хуже, чем солнце.

Контролируйте использование электронных устройств

Некоторым людям такое решение может показаться не логичным, ведь сама работа предполагает постоянное использование разнообразных устройств. Тем не менее исследования показали, что погруженность в мир технологий, особенно связанных с работой на компьютере, снижает продуктивность человека, вызывает повышенное психологическое напряжение и усталость. Постоянное ощущение подключенности к Сети может вызывать напряжение, вас отвлекают одновременно со всех сторон. Это заставляет вас уставать сильнее, вы вынуждены делать сразу несколько дел. Постарайтесь контролировать время использования разных гаджетов. К примеру, отвечайте на электронную почту только в определенные часы дня.

Не пытайтесь делать все и сразу

Постарайтесь относиться к происходящему вокруг спокойнее. Вполне нормально, если вы гордитесь своей способностью выполнять множество дел сразу, тем не менее вам все же следует постараться выполнять по одной задаче за раз. Старайтесь относиться к происходящему осознанно и жить конкретным моментом. Западная культура распространяет миф о том, что лучше одновременно делать все и сразу. Тем не менее исследования указывают на обратное. Чем больше вы распыляетесь, тем менее эффективной становится ваша работа по каждому из направлений. Лучше фокусируйтесь лишь на одной конкретной задаче, пока не закончите ее и не сможете перейти к чему-либо другому.

Старайтесь полноценно высыпаться

Возможно, в университетские годы вы и оставались без сна всю ночь, чтобы подготовиться к экзамену или дописать курсовую, тем не менее исследования демонстрируют, что такой подход - совершенно неправильный! Нехватка сна приводит к серьезным проблемам со здоровьем. Согласно научным данным, недостаточное количество часов сна снижает уровень продуктивности, нарушает производительность и не позволяет заботиться о собственной безопасности полноценно. Старайтесь следить за количеством своего сна, обеспечьте себе необходимые для этого комфортные условия, не ешьте и не пейте прямо перед сном.

Продумайте организацию своего рабочего места

Это может быть трудно, если у вас в офисе открытое пространство, где сидит несколько десятков ваших коллег. Тем не менее исследования показали, что физические особенности вашего рабочего места играют большую роль в определении уровня вашей продуктивности. Наиболее оптимальное физическое окружение для продуктивной работы является достаточно просторным, оно позволяет трудиться, не отвлекаясь на шум беседы посторонних людей и на их передвижения неподалеку. При этом ваше рабочее место не должно быть и полностью изолированным - у вас должна оставаться возможность свободно обмениваться с коллегами идеями. Счастливая середина - это рабочее место, в котором есть как индивидуальные уголки, так и точки для общих встреч, где вы проводите свое время по необходимости.